專業(yè)二級(jí)學(xué)院：
學(xué)籍檔案是普通高等學(xué)校在校生重要的檔案材料,，根據(jù)《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部令第41號(hào)）,、《湖南石化職院學(xué)生學(xué)籍管理實(shí)施細(xì)則》（院發(fā)[2024]63號(hào)）文件第五十七條規(guī)定,，新生入學(xué)后，各二級(jí)學(xué)院按教務(wù)下發(fā)的班級(jí)名單做好新生各班檔案的建檔,、歸檔工作,；將歸整好的新生檔案統(tǒng)一移交學(xué)籍管理辦公室進(jìn)行統(tǒng)一管理。為確保學(xué)生檔案工作管理有序，規(guī)范開展,，新生學(xué)籍檔案材料的規(guī)范完整移交,，現(xiàn)將2024級(jí)新生學(xué)籍檔案建檔、歸檔及交接工作具體安排如下,。
一,、建檔資料領(lǐng)取：
各專業(yè)二級(jí)學(xué)院安排學(xué)工辦主任于指定日期內(nèi)到教務(wù)處學(xué)籍檔案管理負(fù)責(zé)人處統(tǒng)一領(lǐng)取建檔資料,。
領(lǐng)取時(shí)間：2024年9月6日上午8:30 -- 下午17:00
領(lǐng)取地點(diǎn)：德遠(yuǎn)樓511辦公室
聯(lián) 系 人：李蓉蓉老師（聯(lián)系電話：13397502661）
二,、建檔資料內(nèi)容：
1、檔案袋（每班56個(gè),，每人一份）
2,、學(xué)籍卡（每班112張，每人兩份）
三,、建檔內(nèi)容及要求：
領(lǐng)取新檔案袋后,，在新檔案袋封面上用鉛筆寫上學(xué)生班級(jí)、姓名信息（如下圖）,；
四,、歸檔內(nèi)容及要求：
1、將新生入學(xué)通知書和高考材料袋（不能拆封）一并裝入新檔案袋,。同時(shí),，在檔案袋封面中對(duì)應(yīng)的材料目錄及數(shù)量欄旁用鉛筆勾畫標(biāo)記（如下圖），以表示確認(rèn)該材料已入檔,，且內(nèi)容齊全無(wú)誤,。
2、學(xué)籍卡
① 學(xué)籍卡一式兩份,，均按模板（如下圖）填好學(xué)生個(gè)人相關(guān)信息（要求手寫）,，并在右上角張貼小一寸照片。
② 經(jīng)建檔負(fù)責(zé)人檢查確認(rèn)填寫無(wú)誤后,，將填寫好的學(xué)籍卡一份放入下發(fā)的新檔案袋里,，并在檔案袋封面對(duì)應(yīng)的材料目錄及數(shù)量欄旁用鉛筆勾畫標(biāo)記，以表示確認(rèn)該材料已入檔,，且內(nèi)容齊全無(wú)誤,。
另外一份學(xué)籍卡和建檔好的檔案袋以班級(jí)為單位，統(tǒng)一按學(xué)號(hào)由小到大的順序整理好后上交教務(wù)處,。
五,、新檔案移交要求：
1、由專業(yè)二級(jí)學(xué)院學(xué)工辦主任將整理好的檔案等按要求于2024年9月29日前交教務(wù)處,。
2,、移交材料：①新建檔案袋,；②學(xué)籍卡,；③移交清單（見附件1）,。
3、學(xué)生檔案材料缺失登記表（見附件2）,。
交接雙方當(dāng)面驗(yàn)收,，確認(rèn)無(wú)誤后,，在移交單上簽字。
六,、其他要求：
1,、學(xué)生檔案的整理建檔、歸檔工作具有嚴(yán)肅性,、保密性和紀(jì)律性,，在檔案的初步整理過(guò)程中，班級(jí)班主任,、輔導(dǎo)員必須全程在場(chǎng),。
2、各專業(yè)二級(jí)學(xué)院應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)新生檔案的接收,、整理,、建檔、歸檔和移交工作,。
3、各專業(yè)二級(jí)學(xué)院相關(guān)工作人員要本著嚴(yán)肅認(rèn)真和高度負(fù)責(zé)的態(tài)度,，在學(xué)生檔案整理過(guò)程中,，檔案材料的缺檔、多檔和錯(cuò)分錯(cuò)裝等須有詳細(xì)的登記表,。同時(shí),，務(wù)必認(rèn)真核對(duì)學(xué)生身份證號(hào)、生源地等重要信息,，避免因?qū)W生重名出現(xiàn)檔案材料錯(cuò)分錯(cuò)裝,，一旦發(fā)現(xiàn)不符，要及時(shí)聯(lián)系更換,。
4,、 各學(xué)院須按照檔案材料目錄順序認(rèn)真進(jìn)行整理，做到不漏裝,、不錯(cuò)裝,、不遺失。在整理檔案的過(guò)程中,，對(duì)未交或缺,、漏檔案材料者,，相關(guān)學(xué)院要及時(shí)通知學(xué)生在2024年10月10日前補(bǔ)交。其中,，補(bǔ)交的檔案材料須密封由學(xué)生自帶到就讀學(xué)院交教務(wù)處學(xué)籍檔案管理員,，由就讀學(xué)院審核無(wú)誤后辦理建檔移交工作。如未及時(shí)補(bǔ)交個(gè)人檔案材料,，導(dǎo)致日后不能辦理有關(guān)事務(wù)的,，由學(xué)生本人負(fù)責(zé)。
5. 學(xué)生檔案材料因客觀原因無(wú)法補(bǔ)交原件的,，應(yīng)在該生檔案目錄上做出標(biāo)注,。使用復(fù)印件替代存檔時(shí)，復(fù)印件上必須加蓋“此復(fù)印件與原件一致”章及提供復(fù)印件單位的檔案證明專用章或單位公章,。
6. 嚴(yán)格按要求準(zhǔn)確填寫相關(guān)信息,，書寫時(shí)字跡要清晰工整，一律使用黑色簽字筆,，不得涂改,。
7. 各專業(yè)二級(jí)學(xué)院須一次性移送所有新生檔案，并嚴(yán)格按照規(guī)定時(shí)間移交到教務(wù)處學(xué)籍檔案室,。
附件：1. 2024級(jí)學(xué)生檔案材料移交表
2. 2024級(jí)學(xué)生檔案材料缺失登記表
?湘公網(wǎng)安備 43060302001007號(hào) 
